일 못하는 사람은 이메일부터 티난다
조회수 2020. 10. 6. 19:00 수정
회사에서 절대 알려주지 않는, 이메일 잘 쓰는 법
메일을 쓰지 않는 직장인은 없죠.
메일은 공식적인 의사소통 창구입니다.
메일을 얼마나 깔끔하게 쓰느냐에 따라서
일의 결과가 좌우된다고 해도 과언이 아니죠.
' 메일 잘 쓰는 5가지 방법'에 대해 알아봅시다.
1. 제목부터 잘 쓰자
1-1. 정보 전달용 제목
제목만 보고 메일의 내용을 파악할 수가 없죠.
메일 좀 써보셨다는 분들은 이런 제목을 씁니다.
'금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부'
괜찮은 제목이지만, 역시 옥의 티가 있어요.
시간이 지나고 나면 '금주'가 언제인지 알 수 없어요.
이 제목을 좀더 명확하게 고치면 이렇습니다.
' 2020년 10월 2주차 판매 실적 현황 보고 자료 송부'
1-2. 수신자에게 어떤 것을 요청할 때
많이 하는 실수는 이런 거예요.
'자료 요청 드립니다'
이런 식으로는 상대방이 뭘 요청하는지 알 수 없죠.
' 16-20년 A기업 매출변동추이 보고서 요청드립니다'
처럼, 누가 보더라도 헷갈리지 않게 쓰는 게 좋습니다.
1-3. 회신(Re)과 전달(Fw)
상대방이 메일 내역을 파악하는 데 있어서
훨씬 더 편리하기 때문이죠.
단, 전달할 때는 상대방과 합의가 돼 있다면
Fw: 를 유지한 상태에서 메일 제목을 수정해도 됩니다.
1-4. 대괄호 활용
뭐든 남발하면 안 좋지만, 급하거나 중요한 메일엔
대괄호( [ ] )를 활용하는 것도 도움이 됩니다.
중요하거나 긴급한 메일의 시작에 이렇게 넣으면 됩니다.
| [Important] | 중요 메시지일 때 |
| [Action Required] | 수신자가 답변 또는 조치를 취해야 할 때 |
| [Must Read] | 수신자가 반드시 읽어야 하는 내용일 때 |
| [Urgent] | 시급하여 반드시 즉각 처리가 필요할 때 |
2. 실명으로 보내자
개인 계정으로 비즈니스를 하는 분이 많아요.
많은 계정이 별명이나 이모티콘 등으로 돼 있는데요,
이런 계정은 비즈니스적으로 신뢰도를 떨어뜨립니다.
요즘은 외국 기업과 소통할 일도 많으니까
기본 이름 설정을 영문으로 해 두면 더 좋겠죠.
김재성일 경우에는 이렇게 씁니다.
Jaesung Kim
Jae-sung Kim
Kim, Jaesung
3. To, CC, BCC를 활용하자
TO(받는사람), CC(참조), BCC(숨은참조)에 대해서
잘 모르고 사용하는 사람이 많아요.
'어차피 둘 다 메일을 받으니까 상관없는 거 아니야?'
하지만 받는 사람의 역할과 책임에 따라
엄연히 구분되어야 한다는 사실!
TO와 CC만 구별해도 여러분의 평가가 올라갑니다.
| 명칭 | 대상 |
| TO(수신) | 메일을 무조건 읽어야 하는 수신자 |
| CC(참조) | 필요할 경우 해당 메일에 개입해야 하는 사람 (일반적으로 상사) |
| BCC(숨은참조) | 수신인에게 민감한 내용이지만 꼭 알아야 하는 특정인 |
4. 본문은 핵심만 간결하게 쓰자
이메일은 소설이 아닙니다.
간단한 인사를 한 뒤에는 곧바로 본론으로 들어가죠.
본문을 쓸 때는 내가 원하는 것, 메일의 목적 등에 따라
간결하고 명확하게 씁니다.
내용이 여러 개일 때, Bullet Point(·)를 사용하면 좋습니다.
줄글로 쓰면 헷갈릴 내용이 간결하게 정리되죠!
5. 메일 이외의 연락처 서명을 남기자
업무 중 많은 부분은 구두와 유선상으로 처리됩니다.
상대방이 문의나 요청사항이 있을 때 즉시 연락하도록
유선/휴대전화 연락처를 남겨두는 게 좋습니다.
일을 잘한다는 건
상대방을 편하게 해주는 거예요.
상대방이 생각할 시간을 줄여서
일을 빨리 끝내게 도와주는 것.
처음엔 나만 고생하는 것 같지만,
일 잘하는 사람은 언젠가 눈에 띕니다.
작은 메일부터 잘 보내는 사람은
결국 잘 풀리게 됩니다.
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